Manajemen Waktu untuk Pekerja Lepas, Siapa Takut?

Kerja lepas atau freelance memang sekilas tampak menyenangkan, ya, teman-teman. 

Untuk perempuan, memang paling enak bila bisa bekerja dari rumah. Namun, ada banyak macam pekerjaan freelance, yang artinya tidak hanya dikerjakan dari rumah. Kita, para pekerja freelance, bisa bekerja dari mana saja. 

Tidak terikat pada satu institusi tertentu, bisa mengatur sendiri kapan waktu bekerja, dan mengatur pekerjaan apa yang mau diambil atau dikerjakan. 

Kita bisa mengatur ritme kerja dan waktu kerja sefleksibel mungkin. Bisa sambil momong anak-anak, bisa sambil mengerjakan pekerjaan rumah. 

Bila memang harus meeting atau bertemu klien pun bisa kita atur dan sesuaikan waktunya dengan jadwal harian kita. 

Contoh pekerjaan freelance misalnya di bidang desain, kepenulisan, copy writer, asisten virtual, conten creator, data entry, sosial media officer, voice over talent, pengajar kursus, editor baik tulisan, video, foto, agen real estate, dan juga misalnya bekerja sebagai reseller atau dropshipper. 

Semua pekerjaan ini bisa dikerjakan di waktu luang, terutama para ibu yang memiliki anak-anak yang masih kecil atau banyak urusan rumah tangga yang harus diurus. 

Nah untuk itu, kita harus benar-benar berkomitmen dan disiplin dalam mengatur waktu. 

Kita harus mampu mengatur jadwal dengan baik. Kapan harus mengerjakan pekerjaan rumah, mengurusi anak-anak, dan mengerjakan pekerjaan freelance ini. 

Yang paling penting juga kita tahu kemampuan dan batas diri kita. Jangan sampai terlalu banyak mengambil pekerjaan sehingga kelelahan, juga membuat anak-anak terlantar. 

Paling menyedihkan ketika kita terlalu sibuk dengan pekerjaan freelance sampai-sampai tubuh kita teraniaya, dan jatuh sakit. 


Yang paling penting ketika bekerja freelance ini adalah memahami target atau deadline yang harus dipenuhi.
Bukankah tidak semua jenis pekerjaannya memiliki deadline?
Memang, tetapi semuanya memiliki target. Anggaplah target yang ada itu sebagai deadline.


Misalnya, untuk reseller, harus ada target penjualan. Misal memang tak ada target dari toko utama, tetapkanlah target itu untuk diri sendiri. Berikan batas waktu kapan harus mencapainya. 


Untuk pekerja lepas seperti penulis, editor, content writer, desainer grafis, fotografer, dan lain sebagainya, pastilah ada deadline untuk setiap project.
Maka pengaturan waktu menjadi penting dalam usaha memenuhi tenggat ini. 
Kadang ada dua atau tiga deadline yang hampir bersamaan waktunya, sehingga proses kerja benar-benar harus diatur dengan baik.


Deadline yang berlapis atau berurutan prosesnya  juga sangat bisa terjadi. Sehingga, pekerja lepas harus bisa mengatur waktunya dengan efisien. 
Bila bekerja bersama tim, pastikan tim sudah paham semua tugasnya dan tahu kapan tenggat masing-masing agar keseluruhan project bisa selesai tepat waktu. 



Saya sempat berkecimpung di dunia baking dan kuliner selama dua belas tahun lebih sebelum ini. 


Selain membuat kue, saya juga mengajar kelas membuat kue dan dekorasinya. 
Bekerja sendiri sebagai pembuat kue, dan bekerja bersama tim saat mengajar dekorasi, memiliki ritme yang sangat berbeda dengan pekerjaan yang saya lakukan sekarang. 


Ketika order kue datang, yang paling penting adalah menghitung mundur waktu dari pengiriman kue ke proses mulai produksi. 
Kala itu, saya selalu membuat kue atau melakukan proses baking paling akhir, sehingga kuenya selalu fresh. Jadi proses baking selalu H-1 atau maksimal H-2 sebelum kue dikirim.
Bila dalam order tersebut ada proses dekorasi, maka pekerjaan dekorasi harus di-breakdown dan dicermati mana yang bisa dikerjakan dahulu dan mana yang bisa dikerjakan setelah kue selesai. 


Proses dekorasi yang sudah dicicil di depan akan memudahkan. Misalnya membuat figurine, detail-detail tulisan, bunga-bunga, pernak-pernik lain yang bisa dikerjakan terlebih dahulu tanpa menganggu proses baking. 
Kemudian, untuk packing pun harus dipersiapkan di awal. Jenis box apa yang digunakan, kelengkapan kue apa lagi seperti pisau, lilin, yang harus disiapkan sesuai permintaan customer, dan cara pengirimannya sudah harus dipikirkan. 
Pengaturan kurir kue, met

ode pengiriman, siapa yang akan menerima, sudah harus dicatat di awal. 
Untuk kue-kue 3 dimensi, saya memikirkan struktur kue dan proses pembuatan strukturnya jauh di depan sebeluam kue mulai di-bake. 
Sehingga, proses persiapan selalu memiliki waktu paling panjang dibandingkan pembuatan kuenya sendiri.


Ketika harus membuat kue dalam jumlah banyak, saya selalu menghitung kapasitas pengerjaan maksimal yang bisa dilakukan setiap kali, dikalikan berapa kebutuhan order. Hal itu membuat saya bisa mendapat jumlah batch yang harus dikerjakan dalam orderan tersebut. 
Yang paling penting adalah saya selalu mematuhi SOP yang saya buat sendiri dalam usaha kue ini. 

Misalnya:

1. Order harus masuk maksimal 7 hari sebelum tanggal pengiriman, sehingga waktu persiapannya cukup. 
Khusus wedding cake dan kue tiga dimensi yang rumit, order sudah harus fix H-14. 
2. Proses pemanggangan kue di H-2 atau H-1, berarti H-4 maksimal semua bahan sudah harus siap dan ditimbang. 
3. Proses desain harus sudah selesai dan disetujui customer sebelum pembayaran uang muka, sehingga tidak boleh ada perubahan selama proses pembuatan. 
4. Begitu tanggal pengiriman ditetapkan, kurir kue langsung di-book dan pengiriman kue disiapkan detilnya. 


Hal-hal kecil yang sederhana itu membantu saya tetap dalam jalur yang rutin dan tetap serta ketat dalam setiap order kue yang masuk. 
Banyak sekali faktor yang bisa muncul tiba-tiba seperti kegagalan pemanggangan (baik dari segi teknis-oven atau alat lain, atau faktor kesalahan manusia), kesalahan pembuatan detil, struktur kue yang salah, yang bisa membuat kue tidak berhasil. 


Pengaturan waktu pengerjaan dan kedisiplinan mematuhi aturan serta SOP menjadi salah satu cara mengurangi kegagalan. 
Tim yang diarahkan dan bekerja dengan baik juga menjadi salah satu kunci.
Ini berlaku juga dalam proses pengajaran pembuatan kue. 
Mematuhi SOP sekecil apa pun akan memudahkan pelaksanaan kelas. 
Mematuhi jadwal kelas, persiapan, dan kedisiplinan tim yang bertugas, menjadi salah satu kunci keberhasilan setiap project. 


Dalam hal baking dan pengajaran kelas membuat kue ini, yang paling penting adalah mengetahui kapasitas diri dan tim. Tidak mengambil order secara berlebihan, serta dengan ketat mengatur jadwal kelas dan baking agar tidak bertubrukan dan sesuai urutan adalah sangat penting.
Empat tahun terakhir, saya lebih banyak bergelut dalam dunia literasi, dunia yang lebih saya sukai sedari dulu.


Proses yang sangat melelahkan dalam dunia baking ini menjadi berharga.
Dalam dunia literasi, saya mengerjakan beberapa task yang kadang ada dalam satu project, kadang tidak. 


Yang pertama, menulis, baik sebagai penulis untuk proyek pribadi atau ghost writer memiliki deadline masing-masing. 
Kedua, editing. Pekerjaan editing ini ada berbagai tahap, termasuk di antaranya berdiskusi dengan penulis yang tulisannya di edit.
Ketiga, desain, cover atau layout. Pekerjaan cover bisa dikerjakan tanpa menunggu naskah selesai, sehingga bisa bersamaan dengan dengan editing atau layout.


Biasanya, saya mengambil satu pekerjaan editing saja atau layout/cover saja untuk sebuah project, agar tidak overlap. 
Pekerjaan layout, harus menunggu pekerjaan editing selesai.
Di sini timing sangat penting karena kerjanya berantai. Koordinasi tim untuk editing dan layout sangat penting.
Penentuan deadline project biasanya ditentukan oleh tanggal terbit buku.
Jadi, penentuan deadline masing-masing bagian pekerjaan dihitung mundur dari kapan tanggal terbit buku, proses cetak, proses layout, proses editing, dan kapan naskah harus siap.


Untuk promosi, biasanya saya mengerjakan marketing materials untuk buku tersebut, yang bisa langsung dikerjakan ketika cover siap.
Oleh karena pekerjaannya bisa berlapis dan berbeda jenis, saya mengklasifikasikannya sesuai urutan deadline waktu.
Untuk mempermudah, saya membuat satu peta besar dalam satu bulan.


Setelah itu saya bisa melihat range waktu setiap pekerjaan yang harus dikerjakan. 
Setelah satu bulan terpetakan, saya pecah menjadi pekerjaan mingguan. Mana yang paling urgent untuk diselesaikan dalam minggu ini. 
Setelah itu, ada list pekerjaan harian. Task yang harus selesai hari itu saya tulis terpisah. 


Bila tidak selesai, maka akan menjadi utang di hari berikutnya. 
Bila hari ini bersantai, maka besok harus lembur: demikian konsekuensi yang saya tanamkan kepada diri sendiri. 


Dalam list harian, saya mengurutkan mana yang harus diselesaikan terlebih dulu, yang paling mendesak hingga yang paling tidak mendesak. 
Setelah itu, saya membuat list pending task sesuai jenis pekerjaan:
MENULIS
EDITING
DESAIN


List pending task ini saya tuliskan agar bisa melihat mana saja yang belum selesai.


Tidak lupa satu list utama:
TAGIHAN :D




Ada beberapa prinsip utama yang saya gunakan dalam mengerjakan pekerjaan ini.


SATU
Saya sudah selesai dengan diri saya, termasuk mengatur waktu kapan menyelesaikan pekerjaan rumah, mengurusi anak-anak, dan kapan istirahat.
Juga, menata rumah dan membuang barang-barang tidak penting sudah saya selesaikan di tahun sebelumnya, sehingga tahun 2023 saya fokus pada manajemen waktu untuk pekerjaan. 
Diri saya harus dan harus sudah terbiasa dengan jadwal harian: jam berapa mengerjakan urusan rumah seperti memasak, beres-beres, mencuci, termasuk mengurus kucing-kucing, jam berapa harus mulai kerja dan berhenti, jam berapa harus istirahat.


DUA
Eat the Frog


Saya membiasakan diri mengerjakan yang paling berat dahulu, yang paling mendesak dahulu, yang paling mengganggu dahulu.
Bila ada pekerjaan editing 100 halaman yang belum selesai di hari itu, tetapi ada tugas menulis artikel sulit yang harus saya selesaikan dulu, saya akan memilih menulis artikel, fokus dalam waktu satu jam, dan selesai.
Pekerjaan editing 100 halaman diselesaikan dalam sisa hari.
Selain itu, pekerjaan editing bisa disesuaikan dengan range waktu yang masih tersisa. Bila tidak ada waktu lagi dan harus selesai segera, extra time akan saya gunakan.


Bila ada pekerjaan mendadak masuk, saya akan melihat waktu-waktu yang bisa untuk mengerjakan vs deadline yang diminta. Bila tidak memungkinkan: nego atau tolak.
Bila tidak bisa juga, saya tidak akan memaksa diri.


TIGA
Pomodoro 
Sebisa mungkin saya menggunakan pomodoro: 25 menit bekerja, 5 menit rehat. 
Terutama bila harus mengerjakan pekerjaan yang membosankan atau sulit (artikel yang berat, atau desain yang rumit)
Bila tidak dilakukan karena fokus sedang baik, saya kumpulkan waktu istirahat di satu waktu.
Saya menggunakan aplikasi Focus to Do untuk metode Pomodoro ini.


EMPAT
Istirahat itu penting
Saya berkala melakukan stretching di sela waktu kerja. 
Kadang waktu break adalah ngobrol dengan anak-anak, bermain dengan kucing.
Bon Jovi perlu hadir untuk menemani tugas-tugas panjang, sulit, dan rumit.
Minum air adalah harus, botol minum selalu siap di meja.
Satu hal harus selesai sebelum pindah ke hal yang lain.


Ini sangat sulit bagi saya yang kadang membutuhkan distraksi di kala bosan.
Namun, agar topik tidak tercampur, maka satu bahasan harus diselesaikan sebelum pindah ke yang lain, terutama dalam satu jenis. 
Jadi, saya tidak akan pindah editing naskah bila yang satu belum selesai. Untuk itu, jadwal dan range waktu pengerjaan menjadi sangat penting, dan harus dipatuhi.


Yang bisa membantu saya untuk tidak terduduk dalam bosan adalah:
saya terkadang membuka tab desain—misal di Canva sepanjang hari, untuk disentuh bila sedang bosan dengan pekerjaan editing. 
Namun, bila deadline untuk desain ternyata lebih pendek dari pekerjaan menulis dan editing yang sedang berjalan, saya akan mengerjakannya terlebih dahulu untuk memanaskan isi kepala, membuat otot-otot relaks, membuat hati senang, sebelum masuk ke pekerjaan yang lebih serius.


Happyness is important as well!




Yes, disiplin adalah intinya.
Patuh pada jadwal
Tidak banyak bermain-main dengan hal-hal yang mendistraksi
Selalu cek hal-hal yang mungkin salah.
Dobel cek, triple cek.
Karena hanya diri sendiri yang menjadi pengawasnya.


Saya membentuk aliansi dengan seorang sahabat sebagai tukang pecut. 
Jadi saya update pekerjaan apa saja yang sedang saya lakukan, dia bertugas untuk memecut atau mengingatkan. Demikian pula sebaliknya.
Salah satu keuntungan saya adalah bekerja dengan anak saya sebagai tim desain dan layout, sehingga kami bisa saling "menjewer" bila ada hal-hal yang kurang tepat, dengan jarak satu pintu kamar saja.


Menggunakan tools seperti google calendar juga penting, sekaligus dengan reminder di HP
Menggunakan drive bersama di google drive juga cukup berguna, karena akan ada anggota tim yang mengingatkan apabila salah. 
Komunikasi dengan tim dan klien sangat penting. 
Selalu catat, catat, catat.


Disiplin pada diri sendiri juga harus dilakukan. 
Bekerja sendiri bukan berarti lalu malas-malasan tidak mandi dan tidak makan teratur.
Mandi pagi, merapikan diri, rumah beres, kemudian meja kerja rapi, jadwal sudah dicek semua dan tersusun rapi, barulah pekerjaan bisa diselesaikan dengan bahagia. 


Jadwal aman, meja kerja rapi, hati riang, pekerjaan cepat selesai. 
Semakin banyak pekerjaan cepat selesai, semakin banyak cuan masuk, bukan?

#windyeffendy
#selebrasibuncek
#manajemenwaktu

You Might Also Like

1 comments

Top Categories